จัดซื้อ ตรวจรับ จ่ายเงิน: ระบบหลังบ้านที่ขับเคลื่อนประสิทธิภาพงานบริหารอาคารสู่ยุค AI
- Chakrapan Pawangkarat
- 7 days ago
- 2 min read
จักรพันธ์ ภวังคะรัตน์
Head of Property Management, JLL Thailand
เลขาธิการ สมาคมบริหารทรัพย์สินแห่งประเทศไทย
30 October 2025
“ความโปร่งใสไม่ได้เกิดจากการตรวจสอบ แต่เกิดจากระบบที่ออกแบบให้ตรวจสอบได้ตั้งแต่ต้นทาง”
🏢 บทนำ: กระบวนการที่ซ่อนอยู่หลังความเรียบร้อยของอาคาร
ในสายตาผู้เช่าหรือผู้ใช้บริการ อาคารที่สะอาด ปลอดภัย และมีระบบทุกอย่างทำงานได้ราบรื่น อาจดูเหมือนเกิดจาก “ทีมงานที่เก่ง”แต่ในความเป็นจริง เบื้องหลังนั้นคือ “ระบบจัดซื้อ-จัดจ้าง-ตรวจรับ-จ่ายเงิน” ที่มีประสิทธิภาพเพราะถ้าวงจรนี้สะดุดแม้เพียงจุดเดียววัสดุจะมาช้า งานจะค้าง ผู้รับจ้างจะไม่ต่อสัญญา และค่าใช้จ่ายจะบานปลาย
ในยุคที่อาคารต้องแข่งขันทั้งด้านต้นทุนและมาตรฐาน ESGฝ่ายบริหารอาคารจึงต้องมองระบบเหล่านี้ ไม่ใช่แค่ “งานธุรการ”แต่เป็น “กลไกเชิงกลยุทธ์” ที่เชื่อมโยงทั้งคุณภาพบริการ ความโปร่งใส และความยั่งยืนขององค์กร
⚙️ 1. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง: จากใบขอซื้อถึงการอนุมัติอัตโนมัติ
ระบบจัดซื้อในงานบริหารอาคารมีจุดเริ่มต้นที่เรียบง่าย — เมื่อช่างคนหนึ่งแจ้งว่าต้องเปลี่ยนมอเตอร์ หรือหัวหน้างานรักษาความสะอาดแจ้งว่าต้องสั่งน้ำยาชุดใหม่แต่กระบวนการหลังจากนั้นกลับเป็นจุดที่ทำให้หลายอาคาร “ช้า – ซ้ำซ้อน – เสี่ยงผิดพลาด”
วงจรจัดซื้อจัดจ้างแบบดั้งเดิม
ผู้ใช้งานแจ้งความต้องการ (PR)
เจ้าหน้าที่จัดซื้อรวบรวมใบเสนอราคา
ผู้จัดการอนุมัติ
ออกใบสั่งซื้อ (PO)
รอส่งของ / รับบริการ
💡 แนวทางเพิ่มประสิทธิภาพ
ใช้ระบบ Workflow อัตโนมัติ (e-Procurement Workflow): ออกแบบให้ PR–PO–Payment อยู่ในเส้นทางเดียวกัน เชื่อมโยงข้อมูลแบบเรียลไทม์ตัวอย่างเช่น Microsoft Power Automate หรือ CMMS ที่ผูกกับระบบบัญชี→ ลดเอกสาร ลดเวลารออนุมัติจาก 7 วันเหลือไม่ถึง 2 วัน
ใช้ระบบ Approval Hierarchy อัจฉริยะ: AI สามารถตรวจจับความผิดปกติ เช่น ราคาเกินมาตรฐาน หรือ Vendor ที่มีความเสี่ยงซ้ำและแนะนำเส้นทางอนุมัติที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
สร้างฐานข้อมูลผู้รับจ้าง (Vendor Database): เก็บข้อมูลผลงานย้อนหลัง, SLA, ความพึงพอใจของอาคารระบบ AI สามารถจัดอันดับ “Vendor ที่เหมาะสมที่สุด” สำหรับแต่ละประเภทงาน
🧾 2. การตรวจรับ: จากลายเซ็นบนกระดาษสู่หลักฐานดิจิทัล
การตรวจรับคือขั้นตอนที่เปลี่ยน “ข้อตกลง” ให้เป็น “ผลงานจริง”หากตรวจรับไม่ละเอียด งานอาจมีข้อบกพร่องที่กลายเป็นปัญหาซ้ำซาก แต่ถ้าตรวจรับช้าเกินไป ผู้รับจ้างจะไม่ได้รับเงินตรงเวลา เกิดความไม่พึงพอใจทั้งสองฝ่าย
💡 แนวทางเพิ่มประสิทธิภาพ
Digital Acceptance Form: ใช้แท็บเล็ตหรือมือถือถ่ายภาพ/วิดีโอแนบรายงานตรวจรับ พร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระบบจะจัดเก็บข้อมูลเข้าคลาวด์อัตโนมัติ→ ลดการใช้กระดาษและป้องกันเอกสารสูญหาย
AI Inspection Assistant: ใช้ Computer Vision ตรวจจับความผิดปกติ เช่น งานทาสีไม่เรียบ รอยรั่วซึม หรือคราบน้ำมัน→ เพิ่มความแม่นยำและลดการพึ่งพาประสบการณ์ส่วนบุคคล
Predictive Acceptance: หากผูกกับระบบ CMMS หรือ Sensor ข้อมูลการทำงานของอุปกรณ์ (เช่น ชั่วโมงเดินเครื่อง) AI สามารถแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อใกล้ถึงรอบตรวจรับ หรือรอบซ่อมบำรุงเชิงป้องกัน (PM)
💳 3. การจ่ายเงิน: จากกระดาษวางบิลสู่ระบบจ่ายอัตโนมัติ
เมื่อการตรวจรับผ่านแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจ่ายเงินให้ผู้รับจ้าง จุดนี้เป็นคอขวดที่พบบ่อยในอาคาร — เอกสารไม่ครบ ข้อมูลซ้ำ หรือรอผู้อนุมัติหลายขั้นผลลัพธ์คือ “ผู้รับจ้างรอจ่ายช้า” และ “ฝ่ายบัญชีเหนื่อยกับการติดตาม”
💡 แนวทางเพิ่มประสิทธิภาพ
Automated Invoice Matching: ระบบ AI ตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับ PO และใบตรวจรับหรือไม่→ ลดภาระตรวจสอบเอกสารซ้ำ
Smart Payment Schedule: ใช้ระบบ ERP หรือบัญชีอัจฉริยะกำหนดรอบจ่ายเงินอัตโนมัติพร้อมส่งแจ้งเตือนผู้รับจ้างผ่านอีเมลหรือแอป→ ช่วยรักษาความสัมพันธ์กับคู่ค้าและภาพลักษณ์องค์กร
Data Analytics เพื่อวางแผนกระแสเงินสด (Cashflow Forecast): เมื่อข้อมูลการจัดซื้อและตรวจรับอยู่ในระบบเดียวกันAI สามารถคาดการณ์ภาระจ่ายเงินในอีก 3 เดือนข้างหน้าทำให้ผู้บริหารวางแผนงบประมาณได้แม่นยำขึ้น
🤖 4. ยุคใหม่ของ “AI-Driven Procurement Ecosystem”
การนำเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการจัดซื้อ-ตรวจรับ-จ่ายเงิน ไม่ใช่แค่การลดภาระงาน แต่คือการสร้าง “ระบบอัจฉริยะที่คิดได้เองบางส่วน”ตัวอย่างที่เริ่มใช้ในอาคารสมัยใหม่ ได้แก่:
ผลลัพธ์คือ ระบบบริหารอาคารที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven Operation) ทำให้ทุกฝ่าย — เจ้าของอาคาร ผู้จัดการบัญชี ทีมเทคนิค — ใช้ข้อมูลเดียวกันในการตัดสินใจ
🌍 5. จากระบบหลังบ้านสู่ความยั่งยืน (ESG Integration)
เมื่อระบบจัดซื้อ-ตรวจรับ-จ่ายเงินกลายเป็นระบบดิจิทัลองค์กรสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาเชื่อมกับ ESG Reporting ได้โดยตรง เช่น
สัดส่วน Vendor ที่มีมาตรฐานสิ่งแวดล้อม
การใช้วัสดุรีไซเคิลในการซ่อมบำรุง
การลดระยะเวลาการจ่ายเงินแก่ผู้รับจ้างรายย่อย (Social-Sustainability Indicator)
สิ่งเหล่านี้ช่วยยกระดับภาพลักษณ์ของอาคารจาก “บริหารได้ดี” สู่ “บริหารอย่างยั่งยืน”
🧭 บทสรุป: เมื่อระบบหลังบ้านกลายเป็นสมองขององค์กร
งานจัดซื้อ ตรวจรับ และจ่ายเงิน อาจเคยถูกมองว่าเป็นเพียง “งานสนับสนุน” แต่ในโลกยุคข้อมูลและ AI — มันคือ เส้นประสาทหลักของการบริหารอาคาร ที่เชื่อมโยงข้อมูล การตัดสินใจ และความโปร่งใสเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ
อาคารที่มีระบบหลังบ้านแข็งแรง คืออาคารที่พร้อมขับเคลื่อนไปสู่อนาคตอาคารที่มีข้อมูลครบทุกจุด คืออาคารที่ตัดสินใจได้อย่างมั่นใจทุกวัน
