Building a Safety Culture in Office Property Management

Chakrapan Pawangkarat

Head of Property and Asset Management

JLL Thailand

18 March 2025

In today’s fast-paced work environment, the importance of a safety culture cannot be overlooked. For office property management, this means creating an environment where safety is prioritized—not only through policies but also through the attitudes, behaviors, and actions of everyone involved in the building's operations. A strong safety culture helps reduce risks, promotes employee health, and enhances the reputation of the property with tenants and visitors. But how can office property managers build and maintain a robust safety culture?

**What is a Safety Culture?**

A safety culture refers to the shared values, beliefs, and practices related to health and safety within an organization. In the context of office property management, it involves creating an attitude where safety becomes part of everyday operations, from building maintenance to tenant interactions. A strong safety culture is proactive, focusing on prevention rather than reacting to incidents. It's not just about top-down policies but involves the participation of everyone in the building, from management to contractors and tenants.

**Why is Safety Culture Important in Office Property Management?**

1. **Preventing Accidents and Injuries**

A strong safety culture is fundamentally about risk prevention. Office buildings host a diverse range of people daily, including employees, tenants, visitors, and maintenance contractors. By establishing a safety-conscious environment, the likelihood of accidents, such as slips and falls or more severe incidents, is significantly reduced.

2. **Promoting Tenant and Employee Health and Well-being**

A robust safety culture directly impacts the health and well-being of individuals in the building. Safety isn’t just about physical protection but also about mental health. When tenants and employees feel safe, their job satisfaction increases, and the work environment becomes more productive. Additionally, it helps reduce stress and anxiety, leading to long-term improvements in productivity and overall well-being.

3. **Reducing Costs and Liability**

Building a safety culture also helps reduce the costs associated with accidents, insurance claims, and legal disputes. Office property managers who take safety seriously are less likely to face claims related to injuries or unsafe conditions. This not only saves money on insurance premiums but also minimizes the risk of lengthy legal battles.

**How to Build a Strong Safety Culture in Office Property Management**

Building and maintaining a safety culture requires continuous effort and involvement from all parties. Here are several strategies office property managers can use to foster a strong safety culture:

1. **Lead by Example**

Safety culture starts at the top. Property management must demonstrate a strong commitment to safety by setting clear expectations, allocating resources, and being actively involved in safety initiatives. When management is visibly engaged in safety matters, it sets the tone for the entire organization. Managers should participate in safety meetings, engage in training, and prioritize safety alongside other business objectives.

2. **Promote Open Communication**

A successful safety culture thrives on transparent communication. Tenants, employees, and contractors should feel comfortable reporting safety concerns, hazards, or near-miss incidents without fear of reprimand. Property managers can establish clear reporting channels and ensure that reported issues are addressed promptly. Regular communication, such as safety newsletters or bulletins, also keeps everyone informed about best practices and any changes in safety procedures.

3. **Engage Everyone in Safety Efforts**

Safety is everyone’s responsibility. Property managers should encourage participation from all individuals in the building, including tenants, employees, and contractors. Regular safety training ensures that everyone understands potential hazards, safe practices, and emergency procedures. Involving tenants in safety drills or educating them about safety measures, such as fire evacuation plans or emergency contacts, helps ensure a comprehensive safety approach.

4. **Provide Ongoing Training and Education**

Safety shouldn’t be a one-time event. Office property managers should offer continuous training opportunities for everyone in the building. This can range from basic first aid training to more specific safety workshops. Regularly educating tenants and staff on new safety regulations or practices—such as proper fire safety or the latest in occupational health standards—keeps everyone informed and prepared.

5. **Integrate Safety into Daily Operations**

For a safety culture to take hold, it must be integrated into the daily operations of property management. This means that decisions made regarding building maintenance, renovations, or even routine cleaning should prioritize safety. For example, before conducting any repairs, property managers should assess and mitigate potential risks, such as exposed electrical wires or water hazards.

6. **Recognize and Reward Safety Efforts**

To reinforce a safety culture, property managers should acknowledge and reward individuals or teams who demonstrate a strong commitment to safety. This could be in the form of safety awards or public recognition during meetings. Positive reinforcement encourages others to follow suit and creates a shared sense of responsibility for maintaining safety standards.

7. **Regular Audits and Continuous Improvement**

Creating a safety culture is an ongoing process. Property managers should regularly audit safety practices and procedures to identify areas for improvement. This includes reviewing accident reports, safety audits, and tenant feedback to identify trends and potential risks. Continuous improvement ensures that the safety culture evolves with the needs of the building.

**The Benefits of a Strong Safety Culture**

1. **Reduced Accidents and Incidents**

By focusing on proactive risk management, office buildings with a strong safety culture experience fewer accidents. This leads to a safer environment for everyone—employees, tenants, and visitors.

2. **Improved Efficiency and Tenant Satisfaction**

When tenants feel safe, they are more likely to be satisfied with the building and its management. This, in turn, increases tenant retention and attracts new tenants who value safety. Employees working in a safe environment are also more productive, leading to higher overall efficiency.

3.**Enhanced Reputation**

An office property known for its commitment to safety will earn a reputation for being a responsible and trustworthy place to work and do business. This can differentiate a property from its competitors and attract high-quality tenants.

4. **Cost Savings**

By preventing accidents and ensuring compliance with safety standards, property managers can reduce costs related to accidents, insurance claims, and legal disputes. A proactive approach to safety can also lead to lower insurance premiums and fewer legal challenges, helping to save money in the long term.

5. **Risk Mitigation**

By fostering a safety culture, property managers minimize the risks associated with accidents and liability. A safe environment reduces the likelihood of costly lawsuits and helps avoid significant disruptions in the building's operations.

**Conclusion**

Creating and maintaining a strong safety culture is essential in office property management. It not only reduces accidents and legal risks but also enhances tenant satisfaction, improves operational efficiency, and fosters a positive workplace environment. By taking proactive steps to engage everyone in the building, property managers can build a culture that prioritizes safety and well-being, benefiting everyone who interacts with the property.

**การสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัยในการบริหารจัดการทรัพย์สินสำนักงาน**

ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็วในปัจจุบัน ความสำคัญของวัฒนธรรมความปลอดภัยไม่สามารถมองข้ามได้ สำหรับการบริหารจัดการทรัพย์สินสำนักงาน หมายถึงการสร้างสภาพแวดล้อมที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย ไม่เพียงแค่ผ่านนโยบายเท่านั้น แต่ยังผ่านทัศนคติ พฤติกรรม และการกระทำของทุกคนที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานของอาคาร วัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งช่วยลดความเสี่ยง ส่งเสริมสุขภาพของพนักงาน และเพิ่มความน่าเชื่อถือของทรัพย์สินกับผู้เช่าและผู้เยี่ยมชม แต่ผู้จัดการทรัพย์สินสำนักงานจะสร้างและรักษาวัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งได้อย่างไร?

**วัฒนธรรมความปลอดภัยคืออะไร?**

วัฒนธรรมความปลอดภัยหมายถึงค่านิยม เชื่อ และแนวทางปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพและความปลอดภัยภายในองค์กร ในบริบทของการบริหารจัดการทรัพย์สินสำนักงาน หมายถึงการสร้างทัศนคติที่ทำให้ความปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานในแต่ละวัน ตั้งแต่การบำรุงรักษาอาคารไปจนถึงการติดต่อกับผู้เช่า วัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งจะมุ่งเน้นที่การป้องกัน ไม่ใช่การตอบสนองต่อเหตุการณ์ มันไม่ได้เป็นเพียงแค่นโยบายที่มาจากฝ่ายบริหาร แต่เกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมจากทุกคนในอาคาร ตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงผู้รับเหมาและผู้เช่า

**ทำไมวัฒนธรรมความปลอดภัยถึงสำคัญในการบริหารจัดการทรัพย์สินสำนักงาน?**

1. **การป้องกันอุบัติเหตุและการบาดเจ็บ**

วัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งมุ่งเน้นที่การป้องกันความเสี่ยง อาคารสำนักงานมีผู้คนหลากหลายมาทำงานทุกวัน รวมถึงพนักงาน ผู้เช่า ผู้เยี่ยมชม และผู้รับเหมาบำรุงรักษา โดยการสร้างสภาพแวดล้อมที่มีความปลอดภัยเป็นหลัก โอกาสที่อุบัติเหตุ เช่น การสะดุดล้มหรือเหตุการณ์ร้ายแรงอื่น ๆ จะลดลงอย่างมาก

2. **การส่งเสริมสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของผู้เช่าและพนักงาน**

วัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งส่งผลโดยตรงต่อสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของบุคคลในอาคาร ความปลอดภัยไม่ได้เกี่ยวกับการปกป้องทางกายเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับสุขภาพจิต เมื่อผู้เช่าและพนักงานรู้สึกปลอดภัย ความพึงพอใจในการทำงานจะเพิ่มขึ้นและบรรยากาศการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวล ซึ่งนำไปสู่การปรับปรุงในระยะยาวในด้านประสิทธิภาพการทำงานและความเป็นอยู่โดยรวม

3. **การลดต้นทุนและความรับผิดชอบ**

การสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัยยังช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุ ค่าชดเชยประกัน และข้อพิพาททางกฎหมาย ผู้จัดการทรัพย์สินสำนักงานที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยจะมีโอกาสน้อยที่จะต้องเผชิญกับคำร้องเรียนที่เกี่ยวข้องกับการบาดเจ็บหรือสภาพแวดล้อมที่ไม่ปลอดภัย ซึ่งไม่เพียงแค่ช่วยประหยัดเงินในการประกันภัย แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการฟ้องร้องที่ยืดเยื้อ

**วิธีการสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งในการบริหารจัดการทรัพย์สินสำนักงาน**

การสร้างและรักษาวัฒนธรรมความปลอดภัยต้องใช้ความพยายามอย่างต่อเนื่องและการมีส่วนร่วมจากทุกฝ่าย ต่อไปนี้คือกลยุทธ์ต่างๆ ที่ผู้จัดการทรัพย์สินสำนักงานสามารถใช้ในการส่งเสริมวัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง:

1. **เป็นผู้นำด้วยตัวอย่าง**

วัฒนธรรมความปลอดภัยเริ่มต้นที่ผู้นำ ผู้บริหารต้องแสดงความมุ่งมั่นอย่างจริงจังต่อความปลอดภัยโดยการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน จัดสรรทรัพยากร และมีส่วนร่วมในกิจกรรมความปลอดภัย เมื่อผู้บริหารมีส่วนร่วมในเรื่องความปลอดภัยอย่างชัดเจน จะตั้งมาตรฐานให้กับทั้งองค์กร ผู้บริหารควรเข้าร่วมประชุมความปลอดภัย เข้าร่วมการฝึกอบรม และให้ความสำคัญกับความปลอดภัยไปพร้อมกับเป้าหมายทางธุรกิจอื่นๆ

2. **ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดเผย**

วัฒนธรรมความปลอดภัยที่ประสบความสำเร็จเติบโตจากการสื่อสารที่โปร่งใส ผู้เช่า พนักงาน และผู้รับเหมาควรรู้สึกสะดวกใจในการรายงานข้อกังวลด้านความปลอดภัย อันตราย หรือเหตุการณ์ใกล้เคียงโดยไม่ต้องกลัวการลงโทษ ผู้จัดการทรัพย์สินสามารถจัดตั้งช่องทางการรายงานที่ชัดเจนและมั่นใจว่าปัญหาที่รายงานจะได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว การสื่อสารที่สม่ำเสมอ เช่น จดหมายข่าวหรือป้ายประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับความปลอดภัยยังช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางที่ดีที่สุดและการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนความปลอดภัย

3. **มีส่วนร่วมจากทุกคนในการทำงานด้านความปลอดภัย**

ความปลอดภัยเป็นความรับผิดชอบของทุกคน ผู้จัดการทรัพย์สินควรกระตุ้นให้ทุกคนในอาคารมีส่วนร่วม ตั้งแต่ผู้เช่า พนักงาน ไปจนถึงผู้รับเหมา การฝึกอบรมความปลอดภัยเป็นประจำช่วยให้ทุกคนเข้าใจถึงอันตรายที่อาจเกิดขึ้น วิธีปฏิบัติที่ปลอดภัย และขั้นตอนฉุกเฉิน การให้ผู้เช่ามีส่วนร่วมในฝึกซ้อมความปลอดภัยหรือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับมาตรการความปลอดภัย เช่น แผนการอพยพจากอัคคีภัยหรือข้อมูลติดต่อฉุกเฉินช่วยให้แน่ใจว่ามีการจัดการความปลอดภัยที่ครบถ้วน

4. **การฝึกอบรมและการศึกษาอย่างต่อเนื่อง**

ความปลอดภัยไม่ควรเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแค่ครั้งเดียว ผู้จัดการทรัพย์สินสำนักงานควรมีการฝึกอบรมที่ต่อเนื่องสำหรับทุกคนในอาคาร ซึ่งอาจเริ่มจากการฝึกอบรมการปฐมพยาบาลพื้นฐานไปจนถึงการฝึกอบรมความปลอดภัยที่เฉพาะเจาะจง การให้ข้อมูลเกี่ยวกับมาตรการความปลอดภัยใหม่ๆ หรือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด เช่น การป้องกันอัคคีภัยหรือมาตรฐานสุขภาพในการทำงานล่าสุด ช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลและเตรียมพร้อม

5. **ผนวกความปลอดภัยในการดำเนินงานประจำวัน**

เพื่อให้วัฒนธรรมความปลอดภัยได้รับการยอมรับ มันต้องถูกผนวกเข้ากับการดำเนินงานประจำวันของการบริหารจัดการทรัพย์สิน นี่หมายถึงการที่ผู้จัดการทรัพย์สินต้องให้ความสำคัญกับความปลอดภัยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบำรุงรักษาอาคาร การปรับปรุง หรือแม้แต่การทำความสะอาดประจำวัน ตัวอย่างเช่น ก่อนที่จะดำเนินการซ่อมแซมใดๆ ผู้จัดการทรัพย์สินควรประเมินและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เช่น สายไฟที่เปิดเผย หรืออันตรายจากน้ำ

6. **การยอมรับและให้รางวัลสำหรับความพยายามด้านความปลอดภัย**

เพื่อเสริมสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัย ผู้จัดการทรัพย์สินควรยอมรับและให้รางวัลแก่บุคคลหรือทีมที่แสดงความมุ่งมั่นอย่างจริงจังต่อความปลอดภัย การให้รางวัลอาจเป็นในรูปแบบของรางวัลความปลอดภัยหรือการยกย่องในที่ประชุม การเสริมสร้างเชิงบวกช่วยกระตุ้นให้ผู้อื่นปฏิบัติตามและสร้างความรับผิดชอบร่วมกันในการรักษามาตรฐานความปลอดภัย

7. **การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง**

การสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัยเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ผู้จัดการทรัพย์สินควรตรวจสอบการปฏิบัติด้านความปลอดภัยและขั้นตอนอย่างสม่ำเสมอเพื่อตรวจสอบจุดที่ต้องปรับปรุง ซึ่งรวมถึงการทบทวนรายงานอุบัติเหตุ การตรวจสอบความปลอดภัย และข้อเสนอแนะจากผู้เช่าเพื่อตรวจหาสัญญาณหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น การพัฒนาอย่างต่อเนื่องช่วยให้วัฒนธรรมความปลอดภัยสามารถปรับตัวได้ตามความต้องการของอาคาร

**ประโยชน์ของวัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง**

1. **ลดอุบัติเหตุและเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์**

โดยการมุ่งเน้นการจัดการความเสี่ยงเชิงรุก อาคารสำนักงานที่มีวัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งจะมีอุบัติเหตุที่น้อยลง ซึ่งส่งผลให้สภาพแวดล้อมในอาคารปลอดภัยสำหรับทุกคน ทั้งพนักงาน ผู้เช่า และผู้เยี่ยมชม

2. **เพิ่มประสิทธิภาพและความพึงพอใจของผู้เช่า**

เมื่อผู้เช่ารู้สึกปลอดภัย พวกเขามีแนวโน้มที่จะพึงพอใจกับการบริหารจัดการอาคาร ซึ่งช่วยเพิ่มการรักษาผู้เช่าและดึงดูดผู้เช่ารายใหม่ที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย

3. **เสริมสร้างชื่อเสียง**

อาคารสำนักงานที่มีชื่อเสียงในการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยจะได้รับความไว้วางใจจากผู้คนและถือเป็นสถานที่ทำงานที่รับผิดชอบ ซึ่งช่วยแยกแยะจากคู่แข่งและดึงดูดผู้เช่าคุณภาพ

4. **ประหยัดต้นทุน**

โดยการป้องกันอุบัติเหตุและมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัย ผู้จัดการทรัพย์สินสามารถลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุ การเรียกร้องประกันภัย และข้อพิพาททางกฎหมาย

5. **การลดความเสี่ยง**

การส่งเสริมวัฒนธรรมความปลอดภัยช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุและความรับผิดชอบ สภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยช่วยลดโอกาสในการฟ้องร้องและช่วยหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการดำเนินงานของอาคาร

**บทสรุป**

การสร้างและรักษาวัฒนธรรมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการทรัพย์สินสำนักงาน มันไม่เพียงแค่ลดอุบัติเหตุและความเสี่ยงทางกฎหมาย แต่ยังเพิ่มความพึงพอใจของผู้เช่า ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน และเสริมสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี โดยการดำเนินการเชิงรุกเพื่อให้ทุกคนในอาคารมีส่วนร่วม ผู้จัดการทรัพย์สินสามารถสร้างวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความเป็นอยู่ของทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน

Acknowledgement:

"This article was generated with the assistance of ChatGPT, an AI language model by OpenAI, and subsequently reviewed and edited by the author."