การประชุมที่มีประสิทธิภาพ: การกระทำเล็ก ๆ ที่ส่งผลยิ่งใหญ่

จักรพันธ์ ภวังคะรัตน์

Head of Property Management, JLL Thailand

เลขาธิการ สมาคมบริหารทรัพย์สินแห่งประเทศไทย

6 September 2025

บทนำ: ทำไม “การประชุม” จึงเป็นเรื่องใหญ่กว่าที่คิด

ในทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเอกชน หน่วยงานรัฐ หรือแม้แต่สมาคมวิชาชีพ สิ่งหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือ “การประชุม” เรามีการประชุมกันทุกวัน ตั้งแต่การประชุมย่อย ๆ ระดับทีม ไปจนถึงการประชุมใหญ่ระดับผู้บริหาร และหากมองให้ลึก ทุกการประชุมคือการใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดขององค์กร—เวลาของคน

แต่ปัญหาที่เราพบเจอจนชินตาคือ การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ ประชุมแล้วไม่เกิดผลลัพธ์ ไม่ได้ข้อสรุป เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ ปัญหานี้อาจดูเหมือนเรื่องเล็ก แต่เมื่อสะสมไปเรื่อย ๆ มันกลับกลายเป็น “ต้นทุนที่ซ่อนอยู่” ซึ่งบั่นทอนทั้งองค์กร และถ้ามองในภาพกว้างก็ยังส่งผลถึงความสามารถในการแข่งขันของประเทศทั้งประเทศ

บทความนี้จึงอยากชวนให้ทุกคนตระหนักว่า การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่เรื่องของทีมงานเล็ก ๆ แต่คือการกระทำเล็ก ๆ ที่สามารถสร้างผลลัพธ์ยิ่งใหญ่ได้จริง

ปัญหาของการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ

1. ไม่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน

หลายครั้งเราเข้าประชุมโดยที่ไม่รู้เลยว่าประชุมเพื่ออะไร บางครั้งแค่เพราะ “ทำเป็นประจำ” หรือ “หัวหน้าขอให้ประชุม” เมื่อไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน การประชุมก็กลายเป็นการพูดคุยลอย ๆ ที่ไม่ก่อให้เกิดการตัดสินใจหรือการแก้ปัญหาที่แท้จริง

2. ใช้เวลานานเกินไป

ปัญหาคลาสสิกคือการพูดนอกประเด็น วกไปวนมา หรือปล่อยให้บางคนพูดยาวจนเกินไป ทำให้การประชุมยืดเยื้อจาก 1 ชั่วโมงกลายเป็น 2-3 ชั่วโมง ทั้งที่สิ่งที่ต้องการจริง ๆ อาจสรุปได้ภายใน 30 นาที

3. ผู้เข้าร่วมไม่เตรียมตัว

ในหลายองค์กร เราจะเห็นผู้เข้าประชุมที่ยังไม่เคยอ่านเอกสารล่วงหน้า หรือไม่รู้ด้วยซ้ำว่าหัวข้อคืออะไร บางคนเข้ามาเพียงนั่งฟังเงียบ ๆ ไม่กล้าแสดงความคิดเห็น นี่คือสัญญาณว่าองค์กรกำลังเสียโอกาสจากศักยภาพของคน

4. ขาดการมีส่วนร่วมอย่างสมดุล

บางการประชุมถูกครอบงำโดยเสียงของคนไม่กี่คน ขณะที่ผู้ที่มีข้อมูลสำคัญกลับไม่ได้พูด หรือไม่ถูกถาม ส่งผลให้การตัดสินใจไม่รอบด้าน

5. ไม่มีการสรุปและติดตามผล

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือ การประชุมที่จบลงแล้วทุกคนเดินออกจากห้องโดยไม่รู้ว่า “ใครต้องทำอะไรต่อ” ไม่มีการระบุเจ้าของงาน (owner) ไม่มี timeline ที่ชัดเจน และที่สำคัญ ไม่มีการติดตามผลครั้งถัดไป สุดท้ายเรื่องก็ถูกลืมและต้องเอามาพูดซ้ำในครั้งหน้า

สัญญาณเตือนว่าประชุมกำลังไร้ประสิทธิภาพ

• คนเริ่มก้มหน้าเช็กมือถือหรืออีเมลระหว่างประชุม

• คนมาสายหรือลุกออกก่อนเป็นประจำ

• มีเสียงบ่นว่า “เรื่องนี้ส่งอีเมลก็ได้”

• ปัญหาเดิมถูกหยิบมาคุยซ้ำ แต่ไม่เคยถูกแก้ไขจริง

ผลกระทบที่ใหญ่กว่าที่คิด

1. ต้นทุนที่มองไม่เห็นสมมติว่ามีการประชุม 10 คน ใช้เวลา 2 ชั่วโมง เท่ากับสูญเสียชั่วโมงทำงานถึง 20 ชั่วโมง หากในหนึ่งเดือนมีการประชุมแบบนี้ 10 ครั้ง เท่ากับเสียไป 200 ชั่วโมง ซึ่งถ้าเป็นองค์กรใหญ่ ๆ ต้นทุนนี้อาจเทียบเท่ากับเงินเดือนหลายแสนบาทที่หายไปโดยไม่ได้สร้างคุณค่า

2. บั่นทอนขวัญกำลังใจเมื่อทีมงานรู้สึกว่าประชุมไปก็ไม่ได้อะไร นานวันเข้าจะทำให้ความกระตือรือร้นลดลง เหมือนทำงานไปตามหน้าที่ ไม่เกิดแรงบันดาลใจใหม่ ๆ

3. โอกาสในการพัฒนาสูญหายเวลาและพลังงานที่ควรใช้ไปกับการคิดค้นวิธีใหม่ ๆ ในการแก้ปัญหา หรือพัฒนานวัตกรรม กลับถูกดึงไปกับการประชุมที่ไร้ผลลัพธ์

4. กระทบต่อความเชื่อมั่นของผู้เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นผู้เช่าในอาคาร เจ้าของโครงการ หรือผู้ถือหุ้น หากเห็นว่าองค์กรประชุมแต่ไม่ลงมือทำจริง ความเชื่อมั่นก็จะลดลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

วิธีแก้ไขเพื่อสร้างการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

ก่อนทุกการประชุม ต้องตอบให้ได้ว่า “เป้าหมายคืออะไร” เช่น ตัดสินใจในเรื่อง A, อัปเดตสถานะเรื่อง B, หรือระดมความคิดเพื่อแก้ปัญหาเรื่อง C

2. จัดทำ Agenda และส่งล่วงหน้า

Agenda คือเข็มทิศที่จะพาให้การประชุมไม่หลงทาง ต้องระบุหัวข้อ เวลา และผู้พูดให้ชัดเจน และควรส่งให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้าเพื่อเตรียมข้อมูล

3. ใช้กฎเวลา (Time-boxing)

การกำหนดเวลาต่อหัวข้อช่วยให้ไม่ยืดเยื้อ ควรมีผู้คุมเวลา (moderator) คอยพาให้การสนทนาไม่ออกนอกลู่

4. สร้างบรรยากาศการมีส่วนร่วม

ทุกคนควรรู้สึกว่าเสียงของตนเองมีค่า เทคนิคง่าย ๆ เช่น การให้แต่ละคนพูดทีละรอบ (round-robin) หรือการใช้ poll เพื่อเก็บความคิดเห็นอย่างรวดเร็ว

5. สรุป Action Item และ Follow-up

การประชุมที่ดีต้องจบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ (action items) ระบุ owner และ deadline ชัดเจน จากนั้นต้องมีการติดตามผลในครั้งถัดไป

จากวงประชุมเล็ก ๆ สู่พลังขับเคลื่อนประเทศ

ลองจินตนาการว่า…

• ทุกองค์กรในประเทศประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

• ทุกคนออกจากห้องประชุมพร้อมสิ่งที่ต้องทำต่อ

• ทุกโครงการเดินหน้าได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนเวลาและพลังงาน

นี่คือ Ripple Effect ที่เริ่มจากห้องประชุมเล็ก ๆ ในบริษัทเอกชน หรือหน่วยงานรัฐ แต่ส่งผลไปถึงระดับประเทศ การประชุมที่มีประสิทธิภาพในองค์กรจำนวนมากรวมกัน จะกลายเป็นแรงขับเคลื่อนที่ทำให้ประเทศเดินหน้าอย่างมั่นคงและแข่งขันได้มากขึ้น

บทสรุป: การกระทำเล็ก ๆ ที่สร้างผลลัพธ์ยิ่งใหญ่

การประชุมอาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อยในแต่ละวัน แต่หากมองในมุมกว้าง การประชุมคือกระจกสะท้อนวัฒนธรรมการทำงานขององค์กร และของประเทศ เมื่อเราทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ งานก็มีประสิทธิภาพ และเมื่อทุกงานรวมกัน ประเทศก็จะก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคง

👉 ดังนั้น การกระทำเล็ก ๆ อย่างการกำหนด agenda, การเคารพเวลา, และการสรุป action item จึงไม่ใช่เรื่องเล็ก แต่คือพลังที่สามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้จริง