คิดเชิงรุก ในงานบริหารอาคาร: กุญแจสู่ประสิทธิภาพและความปลอดภัย

จักรพันธ์ ภวังคะรัตน์

Head of Property and Asset Management, JLL Thailand

เลขาธิการ สมาคมบริหารทรัพย์สินแห่งประเทศไทย

15 April 2025

งานบริหารอาคาร (Building Management) ในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในมหานครที่ซับซ้อนและเติบโตอย่างรวดเร็วเช่นกรุงเทพมหานคร ไม่ใช่เพียงแค่การดูแลซ่อมแซมเมื่อเกิดปัญหา แต่คือการบริหารจัดการทรัพยากร ระบบ และผู้คนภายในอาคารให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพสูงสุด หัวใจสำคัญที่ขับเคลื่อนให้งานบริหารอาคารประสบความสำเร็จในยุคนี้ คือ "การคิดเชิงรุก" (Proactive Thinking)

"คิดเชิงรุก" ในงานบริหารอาคาร คืออะไร?

แทนที่จะรอให้เกิดปัญหาแล้วค่อยตามแก้ไข (Reactive) การคิดเชิงรุกคือการ คาดการณ์ล่วงหน้า วางแผนป้องกัน และลงมือดำเนินการก่อน เพื่อลดโอกาสการเกิดปัญหา หรือลดผลกระทบหากปัญหานั้นเกิดขึ้นจริง เป็นการเปลี่ยนจากการ "ดับเพลิง" มาเป็นการ "ออกแบบและวางระบบป้องกัน" โดยมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สามารถควบคุมและจัดการได้

ทำไม "การคิดเชิงรุก" จึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับงานบริหารอาคาร?

• สภาพแวดล้อมที่ท้าทาย: กรุงเทพฯ มีสภาพอากาศสุดขั้ว (ร้อนจัด, ฝนตกหนักเสี่ยงน้ำท่วม) ปัญหาการจราจรที่กระทบต่อการเข้าถึงและการขนส่ง การใช้งานอาคารอย่างหนาแน่น และความคาดหวังที่สูงจากผู้ใช้อาคาร

• ความซับซ้อนของระบบ: อาคารสมัยใหม่มีระบบที่ซับซ้อน ทั้งระบบปรับอากาศ (HVAC) ลิฟต์ ระบบไฟฟ้า ประปา ระบบดับเพลิง ระบบรักษาความปลอดภัย ซึ่งต้องการการดูแลอย่างต่อเนื่อง

• กฎระเบียบที่เข้มงวด: มีกฎหมายควบคุมอาคาร ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย (โดยเฉพาะอัคคีภัย) และมาตรฐานด้านสิ่งแวดล้อมที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

• ต้นทุนและความเสียหาย: การปล่อยให้เกิดปัญหา เช่น ระบบหลักขัดข้อง หรืออุบัติเหตุ ย่อมนำมาซึ่งต้นทุนการซ่อมแซมที่สูง ความไม่สะดวกของผู้ใช้อาคาร และอาจส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงและความปลอดภัย

ปรับใช้แนวคิด "คิดเชิงรุก" กับงานบริหารอาคารในทางปฏิบัติ:

1. การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Proactive Maintenance):

   • ตั้งรับ: ซ่อมลิฟต์เมื่อค้าง ซ่อมแอร์เมื่อไม่เย็น ซ่อมปั๊มน้ำเมื่อเสีย

   • เชิงรุก: จัดทำตารางการตรวจสอบและบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventative Maintenance Schedule) สำหรับระบบสำคัญทุกส่วน (HVAC, ลิฟต์, ปั๊มน้ำ, ระบบไฟฟ้า, ระบบแจ้งเหตุและดับเพลิง) ตามรอบเวลาที่เหมาะสม อาจใช้ข้อมูลหรือเทคโนโลยีเพื่อคาดการณ์ (Predictive Maintenance) ความเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ จัดการผู้รับเหมาบำรุงรักษาอย่างมีประสิทธิภาพ กำหนด KPI ที่ชัดเจน และตรวจสอบการทำงานอย่างสม่ำเสมอ

2. การสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยเชิงรุก (Proactive Safety & Security):

   • ตั้งรับ: ตรวจสอบกล้องวงจรปิดหลังเกิดเหตุการณ์ หรือเพิ่มมาตรการหลังเกิดปัญหา

   • เชิงรุก: ตรวจสอบอุปกรณ์และระบบความปลอดภัย (CCTV, Access Control, Fire Alarm, อุปกรณ์ดับเพลิง) เป็นประจำ จัดให้มีการซ้อมหนีไฟและแผนฉุกเฉินอื่นๆ อย่างสม่ำเสมอ ประเมินความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น (เช่น จุดอับ, แสงสว่างไม่เพียงพอ) และปรับปรุงแก้ไข วางแผนเส้นทางเข้า-ออก หรือมาตรการเสริมในช่วงที่อาจมีเหตุการณ์ภายนอกกระทบ (เช่น การชุมนุมใกล้เคียง)

3. การยกระดับประสบการณ์ผู้ใช้อาคารเชิงรุก (Proactive User Experience):

   • ตั้งรับ: รอรับเรื่องร้องเรียนจากผู้เช่าหรือผู้ใช้อาคาร

   • เชิงรุก: คาดการณ์ความต้องการของผู้ใช้อาคาร (เช่น การดูแลระบบปรับอากาศให้ทำงานเต็มประสิทธิภาพในช่วงฤดูร้อนจัดของกรุงเทพฯ, การจัดการความสะอาดในพื้นที่ส่วนกลาง) สื่อสารแผนงานบำรุงรักษาที่อาจกระทบผู้ใช้อาคารล่วงหน้าอย่างชัดเจน จัดให้มีช่องทางรับเรื่องร้องเรียนหรือแจ้งปัญหาที่มีประสิทธิภาพและตอบสนองอย่างรวดเร็ว

4. การบริหารจัดการพลังงานและทรัพยากรเชิงรุก (Proactive Energy & Resource Management):

   • ตั้งรับ: จ่ายค่าไฟตามที่ใช้ไป จัดการขยะตามรอบปกติ

   • เชิงรุก: ตรวจสอบและวิเคราะห์การใช้พลังงาน (โดยเฉพาะระบบปรับอากาศ) เพื่อหาแนวทางเพิ่มประสิทธิภาพและลดการสิ้นเปลือง วางแผนการจัดการน้ำและขยะอย่างเป็นระบบ ส่งเสริมให้ผู้ใช้อาคารมีส่วนร่วมในการประหยัดพลังงานและทรัพยากร

5. การเตรียมพร้อมรับมือเหตุฉุกเฉินเชิงรุก (Proactive Emergency Preparedness):

   • ตั้งรับ: แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน

   • เชิงรุก: จัดทำแผนรับมือเหตุฉุกเฉินที่ครอบคลุมสถานการณ์ต่างๆ (ไฟไหม้, น้ำท่วม, ไฟฟ้าดับ, เหตุการณ์ทางการแพทย์) อย่างละเอียด ชัดเจน และที่สำคัญคือ ต้องมีการฝึกซ้อม ให้ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องเข้าใจบทบาทและขั้นตอนปฏิบัติจริง

6. การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับเชิงรุก (Proactive Compliance):

   • ตั้งรับ: แก้ไขเมื่อถูกตรวจสอบหรือได้รับแจ้งเตือน

   • เชิงรุก: ติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายควบคุมอาคาร ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย สิ่งแวดล้อม และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบและต่ออายุใบอนุญาตต่างๆ ล่วงหน้า จัดทำเอกสารและหลักฐานให้เป็นระบบพร้อมรับการตรวจสอบ

ทัศนคติเชิงรุก: สิ่งสำคัญสำหรับผู้บริหารอาคาร

การคิดเชิงรุกไม่ใช่แค่ทำตามรายการตรวจสอบ แต่เป็นทัศนคติที่ต้องปลูกฝัง:

• รับผิดชอบ: มองว่าปัญหาและความท้าทายเป็นสิ่งที่ต้องจัดการ ไม่ใช่ข้ออ้าง

• มองหาทางแก้: มุ่งเน้นไปที่การหาทางป้องกันและแก้ไข มากกว่าการหาคนผิด

• เรียนรู้และปรับปรุง: ใช้ข้อมูลจากการดำเนินงานและปัญหาที่เคยเกิดขึ้นมาปรับปรุงแผนและกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

• สื่อสาร: สื่อสารอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอกับทีมงาน ผู้ใช้อาคาร และเจ้าของ

ประโยชน์ของการคิดเชิงรุกในงานบริหารอาคาร:

• ลดต้นทุน: ค่าซ่อมฉุกเฉินลดลง การใช้พลังงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• เพิ่มความปลอดภัย: ลดความเสี่ยงต่อชีวิตและทรัพย์สิน

• เพิ่มความพึงพอใจ: ผู้ใช้อาคารสะดวกสบายและมั่นใจมากขึ้น นำไปสู่การรักษาผู้เช่าที่ดี

• ยืดอายุการใช้งาน: ทรัพย์สินและระบบต่างๆ ได้รับการดูแลอย่างดี

• เสริมสร้างชื่อเสียง: อาคารได้รับการยอมรับว่ามีการบริหารจัดการที่ดี

• ลดความเครียด: ทีมบริหารอาคารทำงานได้อย่างเป็นระบบ ลดปัญหาเร่งด่วน

บทสรุป

ในโลกของการบริหารอาคารที่เต็มไปด้วยความท้าทายในกรุงเทพฯ การ "คิดเชิงรุก" ไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นความจำเป็น การเปลี่ยนมุมมองจากการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า มาเป็นการวางแผนป้องกันและดำเนินการล่วงหน้า จะช่วยให้การบริหารอาคารมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย สร้างความพึงพอใจให้ผู้ใช้อาคาร และรักษาคุณค่าของทรัพย์สินได้อย่างยั่งยืน ถือเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารอาคารยุคใหม่อย่างแท้จริง

Acknowledgement:

"This article was generated with the assistance of Gemini, an AI tool, and subsequently reviewed and edited by the author."