ทำไม “ประชุมใหญ่สามัญ” ของคอนโดจึงมีคนมาน้อยกว่าที่ควร?

จักรพันธ์ ภวังคะรัตน์

Head of Property Management, JLL Thailand

เลขาธิการ สมาคมบริหารทรัพย์สินแห่งประเทศไทย

30 November 2025

แกะโครงสร้างปัญหา และเสนอทางออกที่ใช้ได้จริงในงานบริหารทรัพย์สินยุคใหม่

ในระบบนิติบุคคลอาคารชุด “ประชุมใหญ่สามัญประจำปี” เป็นกลไกธรรมาภิบาลที่สำคัญที่สุด คล้าย AGM ของบริษัทมหาชน เป็นที่ที่เจ้าของร่วมตัดสินใจเรื่องใหญ่ของอาคาร ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณประจำปี แผนซ่อมใหญ่ การแต่งตั้งคณะกรรมการ การเปลี่ยนผู้จัดการอาคาร การอนุมัติรายจ่ายสำคัญ และการกำหนดทิศทางการบริหารทั้งปีถัดไปแต่ในทางปฏิบัติ สิ่งที่พบในหลายโครงการคือ “ผู้เข้าร่วมประชุมต่ำมาก” บางแห่งมีเพียง 15–25% ของสิทธิออกเสียง แม้ว่าจะเป็นการประชุมที่กำหนดโดยกฎหมายก็ตาม

บทความนี้ชวนมาดูสาเหตุเชิงลึกของปัญหา และแนวทางที่พิสูจน์แล้วว่าใช้ได้จริง ในบริบทงานบริหารคอนโดของไทยที่ซับซ้อนในปัจจุบัน

1. ปัญหาคนเข้าประชุมต่ำ: มากกว่าคำว่า “เจ้าของไม่สนใจ”

ความเป็นจริงต้องมองให้ลึกกว่าเพียงคำว่า “เจ้าของไม่อยากมา” เพราะโครงสร้างการถือกรรมสิทธิ์ของคอนโดไทยในยุคนี้เปลี่ยนไปมาก:

1.1 เจ้าของที่ไม่ได้อยู่อาศัยจริงเป็นสัดส่วนสูง

หลายโครงการมีสัดส่วนเจ้าของปล่อยเช่า 40–70%เมื่อตัวเองไม่ได้ใช้พื้นที่ ก็ไม่รู้สึกว่าการประชุมมีผลต่อชีวิต เจ้าของกลุ่มนี้มักอยู่ต่างจังหวัด ต่างประเทศ หรือมีหลายห้อง จึงลดความสำคัญของการมาประชุมลง

1.2 การสื่อสารที่เป็น “ภาษากฎหมาย” และไม่บอกสาระสำคัญ

ประกาศประชุมมักเป็นเอกสารตามรูปแบบกฎหมาย ไม่ได้บอกว่าจะมีประเด็นสำคัญอะไรเกิดขึ้น เจ้าของจึงมองว่าประชุมปีนี้ “ไม่น่ามีอะไร” และขอมาครั้งหน้าแทน

1.3 ประสบการณ์ในอดีตทำให้ไม่อยากกลับมา

เจ้าของเคยเจอประชุมที่ยืดเยื้อ สับสน หรือทะเลาะกันจนไม่ได้ข้อสรุป เมื่อรู้สึกว่าประชุมเป็นเหตุการณ์ที่ “เสียเวลาแต่ไม่เกิดผลลัพธ์” ก็ไม่อยากมาซ้ำ

1.4 ความรู้สึกว่าเสียงตัวเองไม่มีน้ำหนัก

คอนโดจำนวนมากมีเจ้าของรายใหญ่หรือผู้ถือหลายห้องที่มีน้ำหนักคะแนนเสียงสูง เจ้าของทั่วไปจึงคิดว่า “ตัดสินใจไว้แล้ว จะมาให้เสียเวลาทำไม” ความรู้สึก powerless เป็นตัวลดแรงจูงใจสำคัญ

1.5 เวลาและสถานที่จัดประชุมไม่สอดคล้องกับการใช้ชีวิต

ประชุมวันธรรมดาหลังเลิกงาน คนเดินทางยาก ประชุมวันเสาร์ตอนสาย เจ้าของบางคนก็มีธุระประจำ ที่จอดรถไม่พอ ห้องประชุมแคบ หรือต้องรอคิวนานสิ่งเหล่านี้เป็นอุปสรรคเชิงพฤติกรรมที่ทำให้ “ไม่อยากมา”

1.6 เอกสารประกอบประชุมอ่านยาก

งบการเงิน งบซ่อมใหญ่ หรือ agenda หลายข้อเขียนในภาษาบัญชี–วิศวกรรม เจ้าของจำนวนมากไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ทำให้ไม่กล้าแสดงความเห็นท้ายที่สุดจึงเลือก “ไม่เข้าประชุม” แทน

2. การประชุมใหญ่ที่มีประสิทธิภาพ ต้องเริ่มก่อนวันประชุม

การเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมไม่ใช่การรอให้ถึงวันงานแล้วค่อยแก้ แต่ต้อง “ออกแบบทั้งกระบวนการ” ตั้งแต่การสื่อสารล่วงหน้าไปจนถึงประสบการณ์ในวันประชุม

3. วิธีเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่ใช้ได้จริง (เป็นระบบและพิสูจน์ผลในหลายโครงการ)

3.1 สื่อสารล่วงหน้าแบบเข้าถึงง่าย และเน้นประเด็นสำคัญ

ไม่ใช่เพียงประกาศประชุมตามกฎหมาย แต่ต้อง “อธิบายเป้าหมายประจำปี” เช่นปีนี้จะพิจารณาแผนซ่อมใหญ่?จะปรับค่าส่วนกลาง?จะเปลี่ยนผู้จัดการอาคาร?เจ้าของต้องรู้ว่าถ้าไม่มา “เสี่ยงเสียโอกาสอะไร”

ควรมี Executive Summary 1 หน้า ส่งล่วงหน้าเป็นภาษาที่อ่านง่าย ไม่ใช่เอกสารกฎหมายที่อ่านแล้วเครียด

3.2 ใช้ช่องทางสื่อสารหลากหลาย

สมัยใหม่ไม่ควรใช้เพียงส่งจดหมายแจ้งประชุม ต้องใช้ Line OA SMS Email ป้ายประกาศลิฟต์ แจ้งเตือนซ้ำ แบบเป็นจังหวะ 14 วันก่อน, 7 วันก่อน และ 1 วันก่อน

3.3 จัดประชุมแบบ Hybrid เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้

มาตรฐานอาคารชุดยุคนี้สนับสนุนการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หากข้อบังคับอนุญาตช่วยให้เจ้าของที่อยู่ต่างประเทศ ต่างจังหวัด หรือยุ่งมาก สามารถเข้าร่วมได้ อาคารที่ใช้ Hybrid มักมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้น 40–60%

3.4 ออกแบบวันประชุมให้เป็นประสบการณ์ที่ราบรื่นและมืออาชีพ

ประชุมที่ดีควรเริ่มตรงเวลา จบตรงเวลา ผู้ดำเนินการประชุมต้องมีทักษะการควบคุมเวทีการอภิปราย ต้องอยู่บนข้อมูล ไม่ใช่อารมณ์ สไลด์ต้องอ่านง่าย มีภาพ กราฟ แผนที่โครงการ เวลาในที่ประชุมต้องถูกใช้กับประเด็นสำคัญจริง ๆ

3.5 ทำเครื่องมือช่วยเจ้าของให้ตัดสินใจได้ง่าย

ตัวอย่างเช่นสรุปภาพรวมงบประมาณในมุมคนทั่วไป แสดงผลกระทบของแผนซ่อมใหญ่ต่อมูลค่าทรัพย์สินในอนาคต เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับอาคารเกรดใกล้เคียง เมื่อเจ้าของร่วมเข้าใจภาพรวม เขาจะรู้สึกว่าเสียงของเขามีคุณค่า

3.6 ใช้ Behavioral Nudges เพื่อสร้างแรงจูงใจ

สถิติการเข้าร่วมปีที่แล้ว–ปีนี้ การจัดเป้าหมายร่วมของชุมชน แบบสอบถามประเด็นสำคัญก่อนประชุม การจับรางวัลเล็ก ๆ สำหรับผู้เข้าร่วม สิ่งเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อให้ “เดินเข้าห้องประชุมได้ง่ายขึ้น” โดยไม่บิดเบือนสาระสำคัญของงานประชุม

3.7 สรุปผลลัพธ์หลังประชุมอย่างโปร่งใส

ภายใน 48 ชั่วโมงควรส่งสรุปประชุมให้เจ้าของทุกคนเน้นสิ่งที่ “ตัดสินแล้ว” และ “สิ่งที่กำลังทำต่อ”การสื่อสารโปร่งใสและต่อเนื่องจะเพิ่มความเชื่อมั่นและทำให้ปีหน้ามีผู้เข้าร่วมมากขึ้น

4. วัฒนธรรมการบริหารที่โปร่งใส ทำให้ประชุมใหญ่มีคุณภาพ

การประชุมใหญ่ปีละครั้งไม่เพียงพอถ้าวัฒนธรรมของอาคารทั้งปีไม่มีส่วนร่วม คอนโดที่มีเจ้าของเข้าประชุมสูง 40–60% มักมีลักษณะร่วมคือรายงานความคืบหน้ารายเดือน การสื่อสารแบบเล่าเรื่องเพื่อให้เข้าใจง่าย การเปิดเผยงบประมาณแบบโปร่งใส ความสัมพันธ์ระหว่างคณะกรรมการและผู้จัดการอาคารที่เป็นมืออาชีพ เจ้าของร่วมรู้สึกว่า “อาคารนี้ให้ข้อมูลครบ ไม่มีอะไรต้องกังวล” จึงกล้าเข้ามามีส่วนร่วม

5. สรุป

การเข้าร่วมประชุมใหญ่ต่ำไม่ใช่ความผิดของเจ้าของร่วม แต่เป็น ผลลัพธ์ของระบบ ที่ไม่ได้ออกแบบให้สอดคล้องกับชีวิตคนปัจจุบัน วิธีแก้จึงต้องมองแบบองค์รวม ตั้งแต่การสื่อสารล่วงหน้า การจัดประชุมที่เข้าถึงง่าย การนำเสนอข้อมูลที่ชัดเจน ประสบการณ์ที่มืออาชีพและการสร้างวัฒนธรรมความโปร่งใสตลอดปี

เมื่อระบบบริหารเปิดกว้าง มีข้อมูลครบ และเคารพเวลาเจ้าของร่วม

การประชุมใหญ่ก็จะไม่ใช่ภาระแต่เป็น “พื้นที่ตัดสินใจร่วมกัน” ที่สะท้อนคุณภาพของชุมชนคอนโดแห่งนั้น