สัญญาเช่าพื้นที่สำนักงาน: เครื่องมือสำคัญของเจ้าของอาคารในการบริหารผู้เช่า

จักรพันธ์ ภวังคะรัตน์

Head of Property and Asset Management, JLL Thailand

เลขาธิการ สมาคมบริหารทรัพย์สินแห่งประเทศไทย

23 June 2025

การบริหารอาคารสำนักงานไม่ใช่แค่การดูแลระบบไฟฟ้า ปรับอากาศ หรือความสะอาดเท่านั้น แต่ “หัวใจสำคัญ” อีกอย่างคือ การจัดการสัญญาเช่า ที่ส่งผลโดยตรงต่อความสัมพันธ์ระยะยาวระหว่างเจ้าของอาคารกับผู้เช่า

สัญญาเช่าที่ดี ชัดเจน และยืดหยุ่นในจุดที่จำเป็น จะช่วยลดข้อพิพาท บริหารรายได้อย่างมั่นคง และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับอาคารในสายตานักลงทุนและผู้เช่า

✅ 5 เหตุผลที่เจ้าของอาคารควรให้ความสำคัญกับสัญญาเช่า

1. กำหนดสิทธิและหน้าที่ที่ชัดเจน ลดความคลุมเครือ เช่น ใครดูแลซ่อมอะไร ใครจ่ายค่าน้ำค่าไฟ หรือใครรับผิดชอบเมื่อผู้เช่าทำพื้นที่เสียหาย

2. ควบคุมความเสี่ยงทางกฎหมายและการเงิน เช่น กำหนดค่าปรับหากชำระค่าเช่าล่าช้า เงื่อนไขการบอกเลิกก่อนกำหนด หรือความรับผิดกรณีเกิดเหตุสุดวิสัย

3. รักษาภาพลักษณ์และมาตรฐานของอาคาร กำหนดประเภทกิจการที่เหมาะสมกับตำแหน่งที่ตั้ง ทำให้ tenant mix ภายในอาคารมีคุณภาพ และไม่รบกวนกัน

4. บริหารรายได้ระยะยาว เงื่อนไขการขึ้นค่าเช่าตาม CPI หรือทุกปี เช่น +5% ต่อปี เป็นกลยุทธ์ที่ควรระบุชัดในสัญญา เพื่อคุม cash flow ของโครงการ

5. สร้างความมั่นใจให้ผู้เช่าและนักลงทุน สัญญาเช่าที่ชัดเจน โปร่งใส ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และเป็นทรัพย์สินสำคัญในเวลานำอาคารเข้ากองทุน REIT หรือขายกิจการ

🧾 โครงสร้างหลักของสัญญาเช่าที่เจ้าของอาคารควรรู้

หมวด	รายละเอียด	ข้อควรพิจารณา
1. ข้อมูลคู่สัญญา	ชื่อผู้ให้เช่า-ผู้เช่า	ระบุชัดเจน พร้อมเอกสารแนบ
2. รายละเอียดพื้นที่เช่า	หมายเลขห้อง ขนาด พื้นที่ส่วนกลาง	แนบแปลนพื้นที่พร้อมลงนาม
3. ระยะเวลาเช่า	เริ่ม-สิ้นสุด, Fit-out period, Option	เงื่อนไขต่ออายุควรกำหนดตั้งแต่แรก
4. ค่าเช่าและค่าธรรมเนียม	ค่าเช่ารายเดือน, ค่าบริหารพื้นที่ส่วนกลาง, ค่าจอดรถ	ระบุเงื่อนไขปรับค่าเช่าให้ชัดเจน
5. เงินประกัน	จำนวน, วิธีการคืนเงิน	ควรระบุกรณีหักเงินชัดเจน
6. การใช้พื้นที่	ประเภทกิจการที่อนุญาต, ข้อห้าม	ป้องกันกิจกรรมผิดกฎหมายหรือรบกวนผู้เช่าอื่น
7. การตกแต่ง	ขั้นตอนขออนุญาต, การรื้อถอน	มีมาตรฐานการตรวจรับหลัง fit-out
8. การซ่อมบำรุง	แบ่งหน้าที่ระหว่างเจ้าของอาคารอาคารและผู้เช่า	ระบุ response time ถ้ามี SLA
9. การบอกเลิกสัญญา	ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า, ค่าปรับ	เงื่อนไขกรณีผิดสัญญา, force majeure
10. ข้อกำหนดทั่วไป	การโอนสิทธิ, การแก้ไขสัญญา	ควรใช้ข้อกำหนดที่เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรม

🛠 แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับเจ้าของอาคาร

1. เตรียมร่างสัญญามาตรฐาน (Master Lease Template)

ควรมีรูปแบบที่ผ่านการตรวจสอบทางกฎหมายและปรับให้เหมาะกับลักษณะอาคาร เช่น Office Grade A, Co-working Space หรือ Retail ในอาคาร

2. เปิดช่องให้มี “เงื่อนไขเฉพาะราย”

ผู้เช่ารายใหญ่หรือกลุ่มบริษัทอาจต้องการเงื่อนไขพิเศษ เช่น signage, การแบ่งพื้นที่ใช้สอย, หรือ exit clause

3. ตั้งทีมงานร่วมระหว่างฝ่ายกฎหมาย - บริหารอาคาร - การเงิน

เพื่อให้การร่าง การอนุมัติ และการติดตามการปฏิบัติตามสัญญาเป็นไปอย่างเป็นระบบ

4. สื่อสารกับผู้เช่าอย่างโปร่งใส

ก่อนเซ็นสัญญา ควรมี session อธิบายเงื่อนไขสำคัญ พร้อม Q&A ป้องกันความเข้าใจผิดในอนาคต

5. ติดตามอายุสัญญาและสถานะการชำระเงินผ่านระบบดิจิทัล

ใช้ software ช่วยแจ้งเตือนก่อนหมดสัญญา และเช็กสถานะการเงินแบบ real-time เพื่อให้การต่อสัญญาราบรื่น

✨ บทสรุป: “สัญญา” ไม่ใช่เอกสาร แต่คือกลยุทธ์บริหารทรัพย์สิน

สัญญาเช่าไม่ควรถูกมองว่าเป็นแค่แบบฟอร์มทางกฎหมาย แต่เป็น เครื่องมือสำคัญ ของเจ้าของอาคารในการสร้าง “ความมั่นคงรายได้” และ “คุณภาพผู้เช่า” ในระยะยาว

การบริหารสัญญาอย่างมืออาชีพ จะช่วยให้เจ้าของอาคาร:

• ลดข้อพิพาท

• รักษาผู้เช่าไว้ได้

• เพิ่มมูลค่าทรัพย์สินในสายตานักลงทุน

ดังนั้น อย่ารอให้มีปัญหาแล้วค่อยมานั่งเปิดสัญญา แต่ควรลงทุนเวลาในการออกแบบสัญญาให้ดีตั้งแต่ต้น แล้วใช้มันเป็นเครื่องมือทางธุรกิจอย่างเต็มศักยภาพค่ะ